Erfolgreich
zusammenarbeiten

Gastronomie Bau- und Handwerk Dienstleistung

Wir garantieren unseren Kund:innen einen reibungslosen Ablauf, bei jedem Projekt und bei jeder Zusammenarbeit.

Beispielablauf

Markus E. ist erfolgreicher Geschäftsführer und Inhaber des innovativen Produktionsbetriebs AG mit rund 25 Mitarbeitenden. Die Smartcontroller GmbH ist sein verlässlicher Partner, damit er sich auf die Produktion, wo das Geld verdient wird, konzentrieren kann.

Die Mitarbeiterin Administration (Sandra E.) der Produktionsbetriebs AG scannt die Kreditorenrechnungen mit einem Trennstempel versehen alle gesammelt ein und versendet sie inkl. sonstigen Belegen wie Mahnungen oder Informationen per Mail an die Smartcontroller GmbH. Dort werden die Rechnungen verbucht und kontiert. Die Abteilungsleiter und Markus können die Kreditoren direkt im System der Smartcontroller GmbH freigeben oder zurückweisen, wenn z.B. Preise für das Rohmaterial nicht stimmen. Anschliessend an die Freigabe werden die Zahlungen wöchentlich direkt ins E-Banking der Produktionsbetriebs AG geladen. Markus braucht nur noch das Endvisum via Smartphone in seinem Onlinebanking zu erledigen.

Die Debitoren erledigt die Mitarbeiterin Administration (Sandra E.) direkt im AbaNinja, welches Smartcontroller entsprechend mit Produkten eingerichtet hat. Sie kann Offerten, Lieferscheine und Rechnungen drucken oder Gutschriften erstellen. Anschliessend übernimmt Sandra ebenfalls das Mahnwesen. Smartcontroller liest jeweils die Zahlungseingänge direkt ein anhand der QR Rechnungen. Früher musste Sandra jeweils alles manuell im Word erfassen. Mit dem neuen System hat sie endlich Zeit, um sich wichtigeren Aufgaben zu widmen.

Mit dem Personalwesen will Markus gar nichts zu tun haben. Er lässt Verträge, Zeugnisse usw. alles von Smartcontroller erstellen. Die Lohnabrechnungen kommen für alle automatisch per Mail, die Zahlungen muss Markus ebenfalls nur visieren. Falls es Neueintritte und Arbeitsvertragsänderungen gibt meldet das Sandra. Smartcontroller kümmert sich um die Pensionskassenabzüge, Sozialversicherungsmeldungen usw. Das Arbeitsreglement hat ihm ebenfalls Smartcontroller erstellt.

Seitdem kann sich Markus viele Diskussionen um Pausen und Spesen mit seinen Arbeitnehmenden sparen, denn alles ist geregelt und Markus widmet sich der viel wichtigeren Neukundenakquise.

Einmal monatlich erhält Markus seine Monatsauswertung. Durch die einfache Kostenstellenstruktur, welche Smartcontroller mit ihm aufgegleist hat, weiss er endlich, wie es um die Rentabilität seiner zwei Sparten im Betrieb steht. Auch kann er jeweils direkt im System alle Belege und Auswertungen abrufen, er hat dazu einen AbaWeb-Zugang. Quartalsweise trifft er seinen externen CFO, um die aktuelle Lage des Betriebes zu besprechen. Heute hat er zudem ein besonderes Anliegen: Er will eine Kalkulation für ein Grossprojekt mit seinem CFO als Sparringpartner besprechen.

Früher hatte die Produktionsbetriebs AG eine eigene Software, eine Vollzeitstelle für Buchhaltung und Personal sowie weitere immens hohe Kosten für den Bereich Finanzen und Administration. Heute kann Markus viel flexibler auf alles zugreifen. Erst noch digital und er weiss auch noch, wo die Rentabilität in seinem Unternehmen am höchsten ist. Wo er den Fokus, für seine strategischen Weichenstellungen setzen muss. Dies verdankt er der Smartcontroller GmbH.

PS: Markus hat noch ein weiteres Unternehmen, die Handels GmbH. Er vertreibt dort diverse Materialien. Dort ist alles sehr einfach. Sandra bringt dort jeweils Ende Jahr den Karton mit den bezahlten Rechnungen und Smartcontroller erstellt den Jahresabschluss und die Steuererklärung. Jedes Modul ist individuell auf den Kundenwunsch anpassbar.

Häufig gestellte Fragen

Welchen Nutzen bringt es, meine Finanz- und Personalabteilung an Smartcontroller outzusourcen?

Wir kennen die Problem der Schweizer KMU. Stellen in der Finanz- und Personalabteilung sind oft schwierig zu rekrutieren. Der Fachbereich ist stark vom Fachkräftemangel betroffen und Stellenprofile in diesen Bereichen bewegen sich in hohen Gehaltsklassen. Weiter können oft nur Teilzeitpensen geboten werden und eine langfristige Entwicklung für die Mitarbeitenden gestaltet sich als schwierig. Wir haben die Lösung, durch unsere Spezialist:innen bieten wir KMU's die perfekte Lösung. So haben wir unsere Spezialist:innen in Sachbearbeitung und Expert:innen für Spezialaufgaben. So profitiert dein Unternehmen von einer Struktur wie ein grosses Unternehmen, die Kosten dafür lassen sich aber durch unser Geschäftsmodell für KMU's erschwinglich halten. Weiter hast du Zugriff auf den Spezialisten im jeweiligen Fachbereich.

Woher weiss ich, was ich genau benötige?

Die Bedürfnisse unserer Kund:innen sind vielfältig. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Prozesse, Strukturen und Besonderheiten. Wir nehmen deine Bedürfnisse auf und erstellen dir anschliessend ein individuelles Angebot. Alle unsere Module sind komplett entbündelbar. Anhand deiner aktuellen Situation offerieren wir dir, was du brauchst. Es gibt bei uns keine Vorgaben, du kannst Teilbereiche selbst ausführen oder wir machen komplett alles. Mithilfe der Digitalisierung können wir unsere Zusammenarbeit anhand deiner Betriebsstruktur und unseren Erfahrungen aufbauen.

Kann ich auch nur Teilprozesse outsourcen?

Klar, ganz nach deinen Wünschen. Wir können dir zum Beispiel nur die Kontrolle des Lohnlaufes abnehmen und du machst alles in Eigenregie. Mithilfe unseres Systems ist dies ohne Problem möglich. Weiter kann beispielsweise aber auch das gesamte Personalwesen inkl. Bewerbungsgesprächen etc. ausgelagert werden. Gleiches gilt für die Finanzen. Wir entwickeln, begleiten und unterstützen - wo sinnvoll und für dich nötig.

Warum ist die externe Personal- und Finanzabteilung besser als eine interne Anstellung?

Ganz einfach: Du hast so nicht einen Allrounder im Betrieb, sondern Spezialisten für das jeweilige Fachgebiet (Personal, Finanzen, Steuern) als Partner. Deine Kosten sind kalkulierbar und du hast nicht das Risiko, dass jemand krankheitsbedingt ausfällt, kündet oder sich in seiner Funktion nicht erfüllt fühlt. Weiter kannst du auf eine Struktur für Grossunternehmen in deinem KMU zurückgreifen.

Meine Buchhaltung ist zurzeit sehr unorganisiert und ich habe den Überblick verloren, wie könnt Ihr mir helfen?

Wir eruieren deine Ist-Situation. Jedes Unternehmen hat seine spezifischen Prozesse und Eigenheiten. Anschliessend definieren wir eine für dich sinnvolle Soll-Situation bezüglich der Buchhaltung. Dann stellen wir Step-by-Step um. Nicht zuviel, sondern nur was nötig ist und Sinn ergibt, um auch deine Organisation zu überfordern. Durch unsere effizienten digitalen Lösungen hast du im Handumdrehen wieder den Überblick.

Bietet ihr auch Lösungen für Einzelpersonen und Freelancer an?

Klar, unsere Modulpakete lohnen sich nicht nur für juristische Personen, sondern auch für Einzelpersonen und Freelancer konzipiert. Ob reine Buchführung und Steuererklärung oder auch mit direkter Integration deiner Administration. Sei gerüstet, für den nächsten Wachstumsschritt. Macht eine Umwandlung zu einer GmbH / AG Sinn? Wie kannst du Steuern sparen? Alles Fragen, welche wir gerne mit dir gemeinsam erarbeiten.

Welche Kosten erwarten mich?

Unsere Module sind alle komplett individualisierbar. Die Kosten ermitteln sich anhand der von dir benötigten Module, deiner Firmengrösse und der Anzahl zu verbuchenden und zu verarbeitenden Belege. Bei einer inhouse-Lösung erwarten dich etwa folgende Kosten:

Lohnkosten von ca. CHF 85'000.- (Vollzeitstelle)
Sozialversicherungen und Personalnebenkosten (Arbeitsplatz etc.) CHF 17'000.- (20% der Lohnkosten) Software und Lizenzgebühren zwischen CHF 1'000 und CHF 10'000 - Annahme CHF 5'000 (je nach Software, jährlich)
Beratungskosten/ Sonstiges ca. CHF 5'000

Ergibt bereits in der einfachen Kalkulation rund CHF 112'000.-. Je nach Firmengrösse, kannst du z.B. von 50% der Kosten ausgehen, was schnell rund CHF 56'000 ergibt. Dort hast du aber eine Abhängigkeit von einer Person, keine Ferienvertretungen und nicht einen Spezialisten in jedem Gebiet. Wir können dir eine externe Lösung, mit deutlich weniger Kosten, einem volldigitalisierten Abacus-System plus sorgenfreier Konzentration auf deine Kernkompetenzen (Akquise, Ausführung, Operative) bieten.

Für kleinere Firmen lässt sich der Aufwand noch viel drastischer reduzieren. Kontaktiere uns jetzt, und erhalte dein individuelles Angebot.