Papierloses Büro - Smartcontroller GmbH

Druckst du noch oder scannst du schon?

Wir bei Smartcontroller haben sowohl unsere interne als auch diverse Kundenbuchhaltungen / Administration vollkommen digitalisiert. Doch welcher Nutzen ergibt sich für dich daraus?

Du hast mit unserer Onlinelösung jederzeit Zugriff auf alle deine Belege.
Deine Kreditoren visierst du direkt vom Strand aus 🙂
Unnötige Kosten für die Buchführung wie Ordnerablage, Papier, Ordner, Gebühren der Lieferanten für Rechnungsversand, falsch abgelegte Dokumente und Sucharbeit fallen komplett weg.
Durch die Zeitersparnis ist dein Reporting viel aktueller! Du scannst alle deine Rechnungen und Dokumente einmal pro Woche ein, leitest diese an deine Mailadresse bei uns weiter, wir erledigen den Rest.

Was brauchst du dazu?

Wir analysieren deine Ist-Zustand bezüglich Papiers in deiner Administration. Anschliessend definieren wir den Soll-Zustand und Schnittstellen. Die Basis für eine digitale Administration ist ein professioneller Dokumentenscanner, welchen wir dir direkt mitbringen.

Wie funktioniert das?

Es ist wichtig zu verstehen, dass jede Firma ihre eigenen Prozesse und Eigenheiten hat. Wo ist Papier nötig? Was wollen wir ersetzen? Wo ist die grösste Zeitersparnis? Im ersten Schritt lohnt es sich, zumindest die Buchhaltung zu digitalisieren. Denn durch schnelleren Zugriff auf alle Informationen, ist ein beschleunigtes auswerten der finanziellen Situation möglich. Wir als dein externer CFO können dir das nur wärmstens ans Herz legen. So bist du agil, kannst zur richtigen Zeit deine Finanzplanung sistieren und dir ist immer klar, wo du dein Geld verdienst. In einem weiteren Schritt lässt sich auch die komplette Administration inkl. Post digitalisieren. Auch helfen wir dir, beim digitalen Aufgabenmanagement und der Struktur für dein Ablagesystem.

Was gilt es zu beachten?

Bezüglich der Buchführung gilt es zu beachten, dass die Belegablage revisionssicher und die gesetzlichen Standards erfüllen muss:

Die Unveränderbarkeit und Integrität der Daten müssen sichergestellt werden.
Eine Datensicherung muss gewährleistet sein. Hier arbeiten wir mit einer Cloud, welches unsere Systemdaten zwei Mal täglich direkt auf einem CH-Server sichert.
Die Abläufe müssen dokumentiert sein und die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfüllen.
Gewisse Dokumente müssen weiterhin schriftlich aufbewahrt werden.
Wir empfehlen grundsätzlich alles, was für dein Unternehmen relevant ist, auch wenn es in Papier aufbewahrt werden muss, trotzdem digital abzuspeichern. So findest du es jederzeit, du brauchst dich nicht mehr durch die Ordner zu quälen.

Wie kann ich starten?

Kontaktiere uns jetzt, wir helfen dir, deine Administration und Buchführung zu optimieren.